Events durchzuführen ist eine aufwendige Angelegenheit. Es kostet Zeit, Geld und viel Geduld. Für die Organisation eines Events bedarf es einer konkreten Planung und auch das entsprechende Budget muss dafür vorhanden sein.

Die Planung des Events

Organisatoren von Events müssen einige Herausforderungen bewältigen, um überhaupt eine derartige Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Dabei müssen einige Punkte konkret durchdacht werden. Dazu gehören:

• Die Zielgruppe
• Das Veranstaltungskonzept
• Ein genauer Zeit- und Ablaufplan
• Ein Organisationsteam
• Das Budget und die jeweiligen Sponsoren
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Marketing

Die Zielgruppe bestimmt, wer und was bei einem Event eine zentrale Rolle spielt. Bei einer Konzertveranstaltung sind das die Musikgruppen oder Sänger sowie die Art der Musik. Bei Seminaren, Tagungen oder Konferenzen können das auch bestimmte Referenten und Keynote-Speaker sein. Das Konzept beinhaltet schließlich alle wichtigen Details der Veranstaltung wie den Ablauf und die Highlights. Das Organisationsteam muss klare Aufgabenbereiche haben, die auf die Mitglieder des Teams aufgeteilt werden. Die Ermittlung der Kosten ist ein wesentlicher Faktor, der durch das Budget begrenzt wird. Dazu kommen noch die Sponsoren, die für den Budgetrahmen sorgen. Bei Großveranstaltungen spielen auch rechtliche Bestimmungen wie Sicherheitsmaßnahmen oder Lärmschutz eine Rolle. Schließlich kommt kein Event ohne Marketing aus. Damit wird die Veranstaltung bekannt gemacht.

2020-06-12